BPM e Visualização

A prática da visualização das nossas atividades, realizadas no dia-a-dia, é algo intuitivo e natural para todos nós e ainda pode salvar muita gente dos riscos trazidos pelo eSocial.

Por volta de 4.000 anos a.C., na aurora da história da humanidade, conhecida como Idade da Pedra, desenvolvemos o cultivo da terra e domesticamos animais. Essa prática garantiu alimentos, estabilizando nossa existência na Terra.

Para usar os recursos naturais, nós experimentamos novos métodos e dividimos o trabalho com o objetivo de estocar cada vez mais alimentos e suprir nossas necessidades. Esse conjunto de práticas e atividades, com o objetivo comum de sobreviver, formou os costumes e tradições, transformados em regras e práticas que chamamos de cultura.

Por vezes, usamos a palavra cultura para se referir à realizações intelectuais ou artísticas como música, filosofia ou ciência. No sentido histórico, chamamos de cultura os fases do progresso humano.

Como cada povo tem sua própria cultura, podemos afirmar que em alguns casos podemos encontrar aqueles que lutam pelos elementos mais básicos da sobrevivência, enquanto outros procuram solucionar questões mais complexas. Isso significa que podemos encontrar culturas em desenvolvimento mais restrito e outros mais amplo, mas em ambos podemos perceber o padrão dinâmico de descobertas e desenvolvimento.

Assim como no berço da civilização, a cultura, nesse sentido, é algo que encontramos em toda empresa ou órgão público, pois representa um conjunto de regras e práticas. Qualquer que seja a análise sobre a consistência de algum processo interno e a cultura, esse conjunto de regras e práticas deve ser conhecida e respeitada.

Nós, seres humanos, somos social e psicologicamente resistentes à mudanças, portanto é importante entender e respeitar os processos existentes, as regras e responsabilidades. Os processos poderão apresentar deficiências, resiliências e conhecimentos que merecem ser investigados.

Quando fazemos um trabalho, realizamos um conjunto de atividades que trazem valor no alcance de algum objetivo. Nossos ancestrais mantinham registros de suas atividades agrícolas pelo uso de contadores, como pedras ou sementes, e o uso de pinturas nas paredes. A prática de tornar visual as atividades agrícolas garantiu maior agilidade e previsibilidade na produção de alimentos à nossa espécie.

Nós podemos usar essa mesma prática instintiva para garantir maior agilidade e previsibilidade sobre os resultados dos processos internos de uma empresa ou órgão público.

A visualização foi usada na maior parte da nossa história, inclusive hoje, pelo uso dos emojis que transmite aquilo que se quer comunicar com o uso de uma pequena imagem. Nós, na MGP, usamos dessa mesma visualização para mostrar, em um quadro de maneira fácil e intuitiva, o fluxo de trabalho dos nossos clientes.

Como consequência, conseguimos desdobrar práticas e analisar a consistência dos processos internos para uma determinada finalidade. Como exemplo prático, nós realizamos e temos realizado essa análise dentro dos Recursos Humanos para verificar a consistência dos processos internos no cumprimento dos prazos do eSocial.

A visualização é apenas uma prática, dentre outras, que auxilia na previsibilidade e agilidade das atividades a serem realizadas, gerando um estoque de conhecimento sobre os processos que possibilita uma melhoria constante.

Isso é fundamental para situações em que se exige uma rápida adaptação, como no caso do eSocial. A visualização das atividades é o primeiro passo para isso acontecer e, exatamente como nossos ancestrais, usamos as paredes para visualizar o que está acontecendo.

A criação de um quadro facilita a tomada de decisões, pois algumas informações antes invisíveis, passam a ser visíveis, mostrando o funcionamento das atividades no trabalho, o quanto o time pode suportar em determinado tempo e a qualidade de entrega das atividades.

Isso significa aumentar a previsibilidade e o ritmo do trabalho, melhorando a comunicação e a experiência da equipe. O quadro é a maneira visual de se controlar as atividades de um processo, pois a visualização garante maior equilíbrio entre a entrada e saída das atividades com seu respectivo cumprimento.

Quando falta clareza sobre o trabalho ou os resultados esperados, há uma tendência de focar nas pessoas que cumprem as atividades. Nossa mente passa a focar em questões como “Eles estão ocupados?”, “São capacitados para a tarefa?”, “Podem trabalhar mais?”. Esses pensamentos podem indicar que não está sendo dada a devida atenção para o que está visível.

Os processos internos tornam-se mais eficientes quando há uma compreensão sobre o que deve ser feito, com foco na entrega e auto organização. Isso significa os processos passam a ser orientados pela responsabilidade de entrega das atividades, buscando o equilíbrio no fluxo de trabalho, entre entrada e saída.

Isso garante a capacidade de adaptação rápida em situações de mudanças drásticas, pois não é desejável que um processo anterior entregue mais atividades do que o posterior pode suportar. Do mesmo modo, que o processo posterior não deve receber mais atividades do que o necessário.

O quadro elaborado reflete o comportamento de um grupo de pessoas, sendo usado para definir, administrar e melhorar a entrega dos serviços e atividades. O quadro é o modo prático de visualizar as atividades a serem realizadas, dentre outras práticas de gestão.

Você está preparado para a gestão dos seus processos?

Muita gente já se beneficiou com a gestão e o emprego de métodos, números e ferramentas para gerenciar e melhorar continuamente os processos com agilidade e desempenho operacional. Isso significa que a organização das atividades será feita de um modo que permita o conhecimento das informações por processos mensuráveis.

Quer conhecer a consistência dos seus processos? Entre em contato com a gente para conhecer, de forma intuitiva, as informações que estão escondidas nas tabelas e relatórios de controle dos seus processos.