Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço.
Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS -Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), e qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.
Dessa forma, deve-se dar atenção à consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores a seu serviço com os dados constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder a atualização.
A regularização cadastral dos trabalhadores pode ser feita no Portal do eSocial, a partir do endereço eletrônico: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral, realizando a CQC (Consulta de Qualificação Cadastral) para identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, a data de nascimento, ao CPF e ao NIS (Número de Inscrição Social).
O NIS é um número de cadastro de 11 (onze) dígitos atribuído à pessoa física pela CAIXA (Caixa Econômica Federal), pelo Banco do Brasil ou pelo INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). Ele é administrado e atribuído pela CAIXA à pessoa empregada vinculada a uma empresa privada ou ao diretor não empregado quando optante pelo FGTS, recebendo a nomenclatura de PIS (Programa de Integração Social) e será utilizado para identificá-la no recolhimento e no recebimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), Seguro Desemprego e Abono Salarial.
A CAIXA também administra e atribui NIS para a pessoa beneficiária de Programas Sociais de Políticas Públicas por meio dos respectivos agentes Gestores dos Programas (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego – SRTE, Sistema Único de Saúde – SUS, Ministério do Desenvolvimento Social – MDS e Ministério da Educação – MEC).
Dessa forma, pode acontecer de uma pessoa ter um NIS sem ainda ser um trabalhador, e esse número deve ser informado à empresa quando da contratação, evitando assim um eventual cadastramento em duplicidade.
O cadastramento é feito pela Empresa ou Órgão de Governo, porém a manutenção do cadastro é realizada pela CAIXA quando houver necessidade de atualizar as inscrições atribuídas e administradas por ela. O Banco do Brasil administra e atribui NIS ao servidor público, com a nomenclatura de PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).
A manutenção do cadastro será realizada pela Caixa Econômica Federal quando o vínculo atual for da iniciativa privada; e será pelo Banco do Brasil quando o vínculo for com a Administração Pública, independentemente da origem.
O NIS é administrado e atribuído pelo INSS, recebendo a nomenclatura de NIT (Número de Inscrição do Trabalhador) ou NIS Previdência, à pessoa que se filiar e contribuir para o Regime Geral de Previdência Social – RGPS como segurado contribuinte individual ou facultativo, ou, ainda, para todas as pessoas não filiadas (representantes legais, dependentes ou beneficiários, entre outros) que necessitam da inscrição para se relacionarem com a Previdência para a obtenção de benefícios e serviços previdenciários. Caso a pessoa já possua PIS, PASEP ou NIS, o INSS não atribuirá nova inscrição (NIT ou NIS Previdência), pois será utilizada a inscrição existente, mesmo que atribuída e administrada pelos outros entes.
A realização da CQC confronta os dados cadastrais do trabalhador com a base do CPF (RFB – Receita Federal do Brasil) e com a base do CNIS (INSS). Na base do CPF são verificados o nome, a data de nascimento e o número do CPF. Na base do CNIS são verificados a data de nascimento, o número do CPF e o número de NIS (PIS/NIS/PASEP/NIT). Os dados constantes no CNIS são alimentados e atualizados, diariamente, pela Caixa Econômica Federal para o PIS e pelo Banco Brasil para PASEP, bem como pelo próprio INSS para o NIT ou NIS Previdência, havendo cruzamento do CNIS com a base do CPF.
Para realizar a CQC, deverá ser informado o nome civil do trabalhador, mesmo que o nome social já tenha sido atualizado na base do CPF, considerando que quando da consulta cadastral, a validação do nome é realizada na base do CPF que retorna sempre o nome civil do trabalhador.
Somente nas situações em que houver retificação ou substituição judicial do nome civil é que o novo nome deverá ser utilizado na consulta qualificação cadastral. Ao preencher o nome, devem ser observadas as seguintes regras:
- formato alfanumérico sem acentuação;
- nome com até 60 caracteres;
- possibilidade de nome com três letras iguais consecutivas;
- não utilização de caracteres numéricos ou especiais (“, ‘, !, @, #, $,%, ¨, &, ?, …);
Se houver trabalhador que possua nome com alguma configuração não reconhecida pela CQC, a empresa deverá enviar um pedido de suporte no Portal do eSocial, por meio do link “Contato”, buscando o tópico “Empresas”, e, em seguida, clicando em “Qualificação Cadastral”.
Dessa forma, se houver incorreção nos dados cadastrais do trabalhador, a aplicação CQC indicará se esta divergência está no cadastro do CPF e/ou do NIS, orientando qual o procedimento para acerto.
Para divergências nos dados cadastrais do NIS será observada a regra de origem e o responsável pela inscrição para realizar a manutenção, com exceção para a indicação de NIS com informação de óbito e/ou inconsistente cujo tratamento será realizado sempre pelo INSS.
A qualificação cadastral, regra geral, deve ser feita para qualquer trabalhador de qualquer categoria, seja empregado, servidor público, contribuinte individual, avulso, estagiário etc. O eSocial realiza validação dos dados cadastrais nas bases do CPF e do CNIS cuja informação do NIS seja obrigatória. Para aqueles cuja informação do NIS não é obrigatória, por exemplo, estagiários, bolsistas, beneficiários de regimes previdenciários próprios, servidores públicos inativos dentre outros, o eSocial faz apenas a validação na base do CPF.
No cadastramento inicial de trabalhador afastado pelo motivo de aposentadoria por invalidez ou auxílio doença, a qualificação cadastral, embora recomendada, não é obrigatória, conforme regras já aplicadas no leiaute do eSocial. Essa qualificação cadastral torna-se obrigatória no momento do retorno do trabalhador.
A Consulta Qualificação Cadastral pode ser realizada de forma manual (on-line) ou em lote.
A consulta manual está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC On-Line permitindo consultar simultaneamente até 10 (dez) trabalhadores, devendo ser informado nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador. Após a verificação cadastral, a aplicação retornará o resultado para o usuário sobre a validação dos dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências, bem como apresentará orientações sobre como corrigir.
A consulta em lote está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC em Lote, onde não há restrição de limite de consultas, contudo o usuário deverá possuir Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ) ICP-Brasil: A1 ou A3. Esse tipo de consulta é indicado no caso de qualificação cadastral de grande quantidade de trabalhadores.
Divergências relativas ao CPF (situação “suspenso”, “nulo”, “cancelado” ou “inexistente”, nome ou data de nascimento divergente) o resultado da CQC apresentará a mensagem solicitando a alteração dos dados cadastrais. Divergências relativas ao NIS (CPF, data de nascimento ou NIS divergentes) o usuário deverá estar atento, pois a orientação será dada de acordo com o responsável do cadastro do NIS (Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou INSS).
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