Gustavo Canavezzi 
Para a perfeita compreensão do ciclo de vida da Gestão de Processos, recomenda-se relembrar alguns conceitos básicos antes de continuar. Por isso, seguem 6 links que podem lhe ajudar:
Para o alinhamento entre a entrada e a saída de componentes do processo, entre recursos, estrutura e os objetivos do processo; o desempenho do processo global da organização deve aumentar tanto em qualidade (menos desperdício, tempo ocioso e retrabalho) como em quantidade (ciclo mais curtos e mais rápidos).
Para esse alinhamento é usada uma abordagem interativa, em forma de um ciclo de vida contínuo de processo de gestão, de tal modo que a organização alcance, mantenha e melhore a qualidade de seus processos. Essa abordagem é também conhecida com o ciclo de vida BPM típico para processos com comportamento previsível.
A literatura de BPM apresenta inúmeros ciclos de vida de processos que podem ser adotados pela empresa. Contudo, independentemente do número de etapas usadas para no ciclo dos processos, a maioria dos ciclos utiliza o ciclo básico PDCA (Plan, Do, Check, Act) de Deming.
O objetivo de Planejar (Plan) é garantir o alinhamento entre o contexto da empresa e o desenho dos processos. A definição do contexto garante um boa compreensão de como o processo se relaciona ao ambiente da empresa.
Ter sucesso na etapa Planejar (Plan) significa:
1º) Ter o claro entendimento de como o processo apoia a realização do eSocial, onde constata-se que a validação da saída do processo contribui, direta ou indiretamente, no cumprimento das obrigações do eSocial.
2º) Garantia de que o modelo do processo provê suporte à visão da empresa e ao eSocial, pois se implementado conforme desenhado, o processo atenderá às expectativas de desempenho que podem ser relacionadas com as metas de eficiência da empresa.
Empresas que não possuem capacidade de planejamento, conduzem a implementação de processos por suposição e intuição, sofrendo com a falta de alinhamento como por exemplo, equipe desconectada da gestão, incapacidade de impulsionar o progresso, combate à “incêndios”, etc.
O objetivo de Fazer (Do) é implementar o processo com as especificações desenvolvidas na etapa anterior. A implementação física do processo pode assumir diversas formas para atender a modificação de responsabilidades, o desenvolvimento da áreas funcionais, a mudança ou construção de sistemas de informação, a automação do fluxo de trabalho, o registro de materiais de suporte operacional, a criação de mecanismos de monitoramento e controle de desempenho do processo, dentre outros.
Ter sucesso na etapa Fazer (Do) significa implementar o processo nas operações de execução real, onde:
1º) As entradas do processo tem início pela chegada de eventos.
2º) As atividades são executadas, produzindo subprodutos.
3º) As saídas dos processos são geradas e entregues.
O objetivo de Verificar (Check) é medir o desempenho real do processo em comparação ao desempenho esperado. Um processo é um conjunto de atividades que produz saídas específicas de valor (serviço ou produto), possibilitando o monitoramento de desempenho pelo tempo de execução, custo, capacidade, qualidade, previsibilidade e segurança.
As medições de desempenho são medições de eficiência e são desenhadas para responder à pergunta: “Estamos fazendo certo as coisas?”. Ao serem postas em prática, asseguram que as necessidades e as expectativas sejam consistentemente atendidas.
Quando definimos bem um processo na etapa Planejar, alcançamos métricas úteis na etapa Verificar, pois as expectativas da empresa em torno do cumprimento do eSocial direcionam os objetivos de desempenho do processo.
Esses objetivos podem ser decompostos em alvos de desempenho subjacentes que podem ser estabelecidos para o nível funcional e operacional. Se os objetivos operacionais são atendidos, os objetivos funcionais e do processo também serão.
Ter sucesso na etapa Verificar (Check) significa medir o desempenho do processo, envolvendo a coleta de uma variedade de dados de diversas fontes, alimentando uma série de decisões e ações na etapa Fazer (Do), abrangendo tempo de curto, médio e longo prazos.
O objetivo de Agir (Act) é definir ações e agir conforme os dados de desempenho coletados na etapa Verificar (Check) para manter a integridade do processo, assegurando que ele possa ser melhorado continuamente para atender as futuras versões do eSocial.
Quando há monitoramento de desempenho, e é detectada alguma instabilidade, devem ser tomadas ações nas instâncias do processo, com intervenção em tempo real. Por exemplo, como parte de um processo de contratação de pessoal, o local de trabalho deve ser configurado 2 dias antes da data de início do novo contratado e o monitoramento do processo é realizado para assegurar que isso aconteça.
Quando há uma mudança no ambiente, que implique na mudança do processo, é necessário identificar e planejar a mudança para definir e implementar o processo modificado, alterando a forma como o processo será executado no futuro.
A mudança do processo é orientada pelo ciclo de feedback, que garante a manutenção do processo em meio às mudanças, permitindo a melhoria contínua ao longo do tempo. Por exemplo, a Diretoria determina que o tempo das admissões seja reduzido para 5 dias úteis; ou surge uma nova exigência do eSocial como o envio do ponto, que hoje não deve ser comunicado, mas poderá ser exigido na versões futuras.
Esses exemplos representam mudanças potenciais para definição e implementação do processo “TO-BE”. As informações são coletadas na etapa Verificar (Check), sendo que as definições do processo “TO-BE” ocorrerão numa nova etapa Planejar (Plan).
Ter sucesso na etapa Agir (Act) significa desenvolver recomendações que priorizem os requisitos do modelo “TO-BE”, mantendo ou alterando o processo, para serem tratados na próxima etapa Planejar (Plan) do ciclo de vida PDCA. Para isso é fundamental coletar e agragar as informações e observações da etapa Verificar (Check) e analisa-las diante de uma lista de criticidade e impacto.
A aplicação do ciclo de vida pode ser realizada nos processos, de forma independente um do outro, como é frequentemente vista em empresas com iniciativas específicas de melhoria dos processos que ainda não amadureceram totalmente.
De outro lado, o ciclo de vida pode ser aplicado a processos ponta a ponta, onde ser reconhece a criação de valor para a empresa pela interação otimizada de múltiplas áreas funcionais, como no caso do eSocial. Esse tem sido o nível de aplicação do ciclo de vida em empresas que têm investido, com sucesso, a implementação da gestão de processos para atender ao eSocial.
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