Informações necessárias para o cadastramento inicial do eSocial

Quais informações são enviadas no cadastramento inicial do vínculo dos trabalhadores e na admissão? (2ª fase de implantação do eSocial)

O evento S-2200 é um dos maiores leiautes do eSocial e só deve ser usado para trabalhadores com vínculo de emprego. Use-o também para empregados desligados, antes da data da implantação do eSocial, mas que precisem ser incluídos na folha de pagamento da competência como p.ex. pagamento de dissídio, reintegração, ação judicial, etc. Se existirem trabalhadores afastados, informe nesse evento a data e o motivo do afastamento, não sendo necessário o envio do evento S-2230 – Afastamento Temporário.

É importante lembrar que um vínculo trabalhista tem início com a admissão e se encerra com o desligamento, portanto, transferências do empregado entre departamentos ou estabelecimentos da própria empresa, ou entre unidades do órgão público, não encerram um vinculo trabalhista e não alteram a matrícula do empregado. Se houver mais de um vínculo, para cada um deverá existir uma matrícula, que deve ser única e pode ser reaproveitada. Não é possível retificar uma matrícula, devendo excluir o evento S-2200 para ser novamente utilizada. No caso de readmissão, será considerada como novo vínculo, recebendo um novo número de matrícula. No caso de reintegração, deve-se usar o mesmo número da matrícula.

No cadastramento inicial, será dispensada a validação dos dados cadastrais do trabalhador afastado em virtude de acidente ou doença relacionada, ou não, ao trabalho, inclusive aposentadoria por invalidez.Nesses casos, a qualificação cadastral do trabalhador será realizada quando do seu retorno ao trabalho.

Para os trabalhadores sem vínculo de emprego, contratados com natureza permanente como avulsos, diretores não empregados, cooperados, estagiários, etc. deve ser usado o evento S-2300. Eventual retificação deve se referir ao mesmo vínculo, que consta no arquivo originalmente enviado. Em caso de envio indevido de admissão, o evento pode ser excluído, desde que não tenham sido enviados eventos posteriores para o mesmo vínculo, e também não tenha sido enviado qualquer arquivo de folha de pagamento relativo a período igual ou posterior à data de admissão informada no evento original.

No caso de retificação da admissão, em que já tenha sido efetuado o envio posterior de outros eventos periódicos e não periódicos, para o mesmo vínculo, inclusive remuneração, em períodos posteriores à admissão, deve ser observada a necessidade de retificação desses eventos para manter a integridade dos dados.

O objetivo desse texto é arrolar as informações necessárias para que o cadastramento inicial seja feito com segurança e sem erros. Caso deseje verificar no leiaute do eSocial, para facilitar sua experiência, nós indicamos, entre parêntesis, a linha do leiaute onde a informação indicada pode ser encontrada.

LEIAUTE DO EVENTO S-2200

TRABALHADOR

1. CPF do trabalhador, devendo ser válido e regular perante a Receita Federal. (linha 14)

2. NIS (Número de Identificação Social), podendo ser PIS, PASEP ou NIT. (linha 15)

3. Nome do trabalhador e nome social, se houver (linha 16 e 22)

4. Sexo do trabalhador: masculino ou feminino. (linha 17)

5. Raça e cor do trabalhador: branca, preta, parda, amarela, indígena ou não informado. (linha 18)

6. Estado civil do trabalhador: solteiro, casado, divorciado, separado ou viúvo. A união estável não é reconhecida legalmente como estado civil. (linha 19)

7. Grau de instrução do trabalhador: de analfabeto a doutorado completo. (linha 20)

8. Indique se é o primeiro emprego do trabalhador: sim ou não. (linha 21)

NASCIMENTO

9. Data de nascimento. (linha 24)

10. Código do Município de nascimento, conforme tabela do IBGE. (linha 25)

11. Sigla da Unidade da Federação – UF. (linha 26)

12. País de nascimento do trabalhador, conforme Tabela 6 do eSocial. (linha 27)

13. País de nacionalidade do trabalhador, conforme Tabela 6 do eSocial. (linha 28)

14. Nome da mãe do trabalhador. (linha 29) <não obrigatório>

15. Nome do pai do trabalhador. (linha 30) <não obrigatório>

DOCUMENTOS

16. CTPS: número, número de série e UF. Se o trabalhador não dispuser do número da CTPS, o evento pode ser enviado sem essa informação, devendo ser enviada no evento de alteração cadastral, S-2205, até o dia 7 do mês subsequente ao da emissão do documento. Se o número da CTPS tiver menos que 3 dígitos, énecessário incluir zeros à esquerda até completar três dígitos. (linhas 33, 34 e 35)

17. DNI (documento nacional de identidade): número, órgão e UF de emissão e data de expedição do documento. Trata-se do documento de identificação digital, lançado pelo governo federal e que se encontra na fase piloto em 2018. O cidadão fará download do aplicativo móvel e preencherá o pré-cadastro para posteriormente comparecer a um ponto de atendimento do TRE (Tribunal Regional do Eleitoral) para concluir o cadastro. (linhas 37, 38 e 39) <obrigatório se existir>

18. RG: número, órgão, UF de emissão e data de expedição. (linhas 41, 42 e 43) <obrigatório se existir>

19. RNE: número, órgão, UF de emissão e data de expedição. (linhas 45, 46 e 47) <obrigatório se existir>

20. Registro em Órgão de Classe: número, órgão, UF de emissão, data de expedição e data de validade.
(linhas 49, 50, 51 e 52) <obrigatório nas situações exerça cargos em que for exigido o registro>

21. CNH (carteira nacional de habilitação): número, data de expedição, UF, data de validade, categoria. (linhas 54, 55, 56, 57, 58 e 59) <obrigatório nas situações em que o trabalhador exerça a atividade de motorista de transporte de passageiros ou carga>

ENDEREÇO

22. Endereço: deve ser indicado o domicilio civil do empregado com logradouro, conforme Tabela 20, CEP, código do Município e UF. (linhas 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68 e 69)

23. Endereço no exterior: código do país, conforme Tabela 6, logradouro, nome da cidade. (linhas 71, 72, 73, 74, 75, 76 e 77)

ESTRANGEIRO <obrigatório se existir>

24. Data de chegada, condição de ingresso, casado com brasileiro, filhos brasileiros. (linhas 79, 80, 81 e 82)

DEFICIÊNCIA <obrigatório se existir>

25. Indicar deficiência: física, visual, auditiva, mental, intelectual. (linhas 84, 85, 86, 87 e 88)

26. Indicar se o empregado é reabilitado, estando parcial ou totalmente incapacitado para o trabalho, tendo cumprido o Programa de Reabilitação Profissional no INSS, recebendo certificado. (linha 89)

27. Informar se preenche cota de pessoa com deficiência e observação. (linha 90 e 91)

DEPENDENTE <obrigatório se existir>

28. Informar o tipo de dependente, conforme Tabela 7. (linha 93)

29. Nome do dependente, data de nascimento, número do CPF, sendo obrigatório para aqueles com 8 anos completos. A nota técnica n. 3/2018 de ajuste de leiaute alterou a idade para 12 anos completos. A partir de 2019, será obrigatório para todos. (linhas 93, 94, 95 e 96)

30. Informar se é dependente para fins de dedução do imposto de renda, de recebimento de benefício de salário-família e se tem incapacidade física ou mental para o trabalho. (linhas 97, 98 e 99)

APOSENTADORIA <obrigatório se existir>

31. Informar se o trabalhador recebe benefício previdenciário da aposentadoria por tempo de contribuição ou por idade. (linha 101)

CONTATO <obrigatório se existir>

32. Telefone com DDD, telefone alternativo, e-mail e e-mail alternativo. (linhas 103, 104, 105 e 106)

VÍNCULO

33. Matrícula do trabalhador na empresa: número. (linha 108)

34. Tipo de regime trabalhista: CLT ou Estatutário. (linha 109)

35. Tipo de regime previdenciário: RGPS (regime geral da previdência social), RPPS (regime próprio da previdência social ou regime de previdência social no exterior. (linha 110)

36. No caso da admissão ter sido feita de modo preliminar, informar o número do recibo do evento S-2190 – Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar. (linha 111) <obrigatório se existir>

37. Indicar se é cadastramento inicial de vínculo, em que a data de admissão ou transferência é anterior ao início do eSocial; ou se é uma admissão, em que a data é igual ou posterior ao início da 2ª fase do eSocial, com o envio dos eventos não periódicos. (linha 112)

REGIME TRABALHISTA

38. Para os celetistas informar: data de admissão, tipo de admissão (admissão ou um dos tipos de transferência), indicativo de admissão (normal, ação fiscal ou judicial), regime de jornada (horário de trabalho, atividade externa, gerente ou diretor ou teletrabalho), natureza da atividade (urbano ou rural), data base da categoria profissional do trabalhador, CNPJ do sindicato representativo da categoria. (linhas 115, 116, 117, 118, 119, 120 e 121)

39. FGTS: optante ou não e a data de opção, se existir. (linhas 123 e 124)

40. Para trabalhador temporário informar a hipótese legal (substituição transitória de pessoal permanente ou demanda complementar de serviços), descrição do fato concreto que justifica a hipótese, sendo necessária a compatibilidade entre o tempo e o motivo alegado, o tipo de inclusão de contrato (locais sem filiais, estudo de mercado ou contratação superior a 3 meses), CPF ou CNPJ do tomador dos serviços, CPF ou CNPJ do estabelecimento ao qual o trabalhador está vinculado, CPF do trabalhador substituído. (linhas 126, 127, 128, 130, 131, 133, 134 e 136)

41. No caso de entidades educativas sem fins lucrativos que tenham por objeto a assistência ao adolescente e à educação profissional, esses campos deverão ser preenchidos, para identificar identificar o empregador contratante com CPF ou CNPJ. Esses campos não deverão ser preenchidos quando o empregador realizar diretamente a contratação de aprendizes. (linhas 138 e 139)

42. Para trabalhador estatutário informar: se é ingresso normal ou decorrente de decisão judicial, o tipo de provimento (nomeação em cargo efetivo ou em comissão, incorporação, matrícula, reinclusão, diplomação ou outros), data da nomeação, data da posse, data da entrada em exercício pelo servidor, tipo de plano de segregação da massa (plano previdenciário/único ou plano financeiro), número do processo da decisão judicial, se existir (deve constar na tabela de processos S-1070). (linhas 141, 142, 143, 144, 145, 146 e 148)

CONTRATO DE TRABALHO

43. Contrato: código do cargo, código da função, código da categoria do trabalhador, conforme Tabela 1,código da carreira pública e data de ingresso na carreira. (linhas 150, 151, 152, 153 e 154)

44. Remuneração e pagamento: informar salário base do trabalhador, correspondente à parte fixa da remuneração, informar a unidade de pagamento da parte fixa da remuneração (por hora, por dia, por semana, por quinzena, por mês, por tarefa ou não aplicável) e a descrição do salário por tarefa ou variável e como este é calculado, por exemplo: comissões pagas no percentual de 10% sobre as vendas. Não devem ser computados eventuais adicionais recebidos, mesmo que habituais (adicional de tempo de serviço, gratificações, adicional de hora extra, adicional noturno, etc.) (linhas 156, 157 e 158)

45. Duração: informar o tipo de contrato (indeterminado ou determinado com a data do término), indicar se o contrato determinado contém cláusula assecuratória do direito recíproco de rescisão antes da data do término. No caso de empregado contratado por experiência, a data do término deve ser preenchida com a data decorrente do prazo inicialmente acertado e, se houver prorrogação, deve ser enviado o evento S-2206 – Alteração Contratual. (linhas 160, 161 e 162)

46. Local do trabalho: informar o estabelecimento (CNPJ, CNO ou CAEPF) onde o trabalhador exerce suas atividades. A inscrição informada deve constar na tabela S-1005 e pode ser descrita complementarmente.(linhas 165, 166 e 167)

47. Para trabalhador doméstico ou temporário, informe o endereço onde são exercidas as atividades. (linhas 169, 170, 171, 172, 173, 174, 175 e 176)

48. Horário contratual do trabalhador: informar quantidade média de horas relativas à jornada semanal do trabalhador, tipo de jornada (com horário diário e folga fixos, 12×36, com horário fixo e folga variável ou demais tipos de jornada), descrição da jornada no caso dos “demais tipos”, informar o tipo de contrato em tempo parcial (limitado a 25, 30 ou 26 horas semanais), informações diárias do horário contratual (segund, terça, etc., dia variável), informar o código atribuído pela empresa para o Horário Contratual, devendo existir na tabela de horários/turnos de trabalho do evento S-1050. Mesmo que o empregador não adote registro de ponto, essas informações devem ser enviadas. O horário do aprendiz deve refletir tanto o horário em que o empregado trabalha na empresa quanto o que ele frequenta no curso de formação. (linhas 178, 179, 180, 181, 183 e 184)

FILIAÇÃO SINDICAL

49. CNPJ do sindicato ao qual o trabalhador está filiado. Esta informação é declaratória, não mantendo necessariamente relação com a categoria da empresa atual. Caso a entidade sindical não possua CNPJ, respaldado por decisão judicial, deverá ser informado o CNPJ da entidade sindical superior a qual ela está filiada. Quando não houver entidade sindical representativa da categoria preponderante, o campo deve ser preenchido com o CNPJ relativo ao órgão responsável pela administração da Conta Especial Emprego e Salário. (linha 186)

OUTRAS INFORMAÇÕES

50. Em caso de contratação de menores de 14 anos ou 16 anos, informar o número do processo judicial, que deve constar na tabela de processos do evento S-1070 que se conseguiu o alvará judicial. (linha 188)

51. Observações sobre o contrato de trabalho. (linha 190)

52. No caso de sucessão de vinculo trabalhista/estatutário, informar o CPF/CNPJ/CGC do empregador anterior, a matrícula do trabalhador no empregador anterior e a data de transferência do empregado para o empregador declarante. (linhas 192, 193, 194 e 195)

53. No caso de transferência do empregado doméstico de outro representante da mesma unidade familiar, informar o CPF do representante anterior, a matrícula do trabalhador no representante anterior e a data de transferência do vínculo ao novo representante. (linha 197, 198 e 199)

54. No caso de trabalhadores afastados na data de início da obrigatoriedade dos eventos não periódicos, informar a data de início do afastamento e o código do motivo do afastamento, conforme Tabela 18. (linhas 201 e 202)

55. No caso de ser necessário enviar cadastramento inicial relativo a trabalhador que já tenha sido desligado da empresa antes do início dos eventos não periódicos no eSocial, informar a data do último dia trabalhado para o respectivo vínculo. (linha 204)