Uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço. Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e na base do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS), e qualquer divergência existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos.
Dessa forma, o empregador deve zelar pela consistência dos dados cadastrais dos trabalhadores a seu serviço com os dados constantes na base do CPF e do CNIS e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor do eSocial. Para facilitar o trabalho de regularização cadastral dos trabalhadores e como medida preventiva à rejeição dos dados, foi disponibilizado no Portal do eSocial. É possível realizar a aplicação CQC (Consulta Qualificação Cadastral) para identificar possíveis divergências associadas ao nome da pessoa, a data de nascimento, ao CPF e ao NIS (Número de Inscrição Social).
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COMO OS EMPREGADORES SÃO IDENTIFICADOS NO ESOCIAL?
No eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, e os empregadores pessoa física, apenas pelo Cadastro de Pessoas Físicas – CPF. O identificador chave {nrInsc} para as empresas em geral será o CNPJ-Raiz/Base de oito posições, exceto se a natureza jurídica da empresa for de administração pública, situação em que o campo deve ser preenchido com o CNPJ completo com 14 posições.
As pessoas físicas que utilizam a matrícula “Cadastro Específico do INSS – CEI” passam a usar o “Cadastro de Atividades Econômicas da Pessoa Física – CAEPF”, que se constitui em um número sequencial vinculado ao CPF. Neste caso, a pessoa física deve providenciar o registro no CAEPF, de acordo com normatização específica da Receita Federal do Brasil – RFB.
Para as obras de construção civil, que possuem responsáveis pessoas físicas ou jurídicas, a matrícula CEI passa a ser substituída pelo Cadastro Nacional de Obras – CNO que, obrigatoriamente, é vinculado a um CNPJ ou a um CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do CNO, relativas às obras de construção civil, passam a compor o cadastro inicial do CNO. Até a implantação do Cadastro Nacional de Obras, deverá ser usado o CEI da obra no lugar do CNO no eSocial.
COMO OS TRABALHADORES SÃO IDENTIFICADOS NO ESOCIAL?
O termo “trabalhador” utilizado nesse manual compreende toda pessoa física inserida em uma relação de trabalho, inclusive de natureza administrativa, como os empregados, os servidores públicos, os militares e os “trabalhadores sem vínculo de emprego ou estatutário – TSVE”.
Os trabalhadores, por sua vez, têm como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS – Número de Identificação Social, exceto o estagiário que será identificado apenas pelo CPF. O NIS pode ser o Número de Inscrição na Previdência Social – NIT, no Programa de Integração Social – PIS, no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – PASEP, ou no Sistema Único de Saúde – SUS.
O trio de informações “CPF x NIS x Data de nascimento” deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, e será validado no ato da transmissão do evento. Caso haja alguma inconsistência, esta implicará recusa no recebimento do evento “S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão/Ingresso do Trabalhador” ou “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo Emprego/Estatutário – Início”, que são os eventos que alimentam o “Registro de Eventos Trabalhistas – RET”.
O QUE É O RET ?
As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados do eSocial, denominada “Registro de Eventos Trabalhistas – RET”. Todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao eSocial, são submetidos às regras de validação e somente são aceitos se estiverem consistentes com o RET.
Exemplo 1: o evento de desligamento de empregado somente é aceito se, para aquele empregado, tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão/ingresso.
Exemplo 2: um evento de reintegração somente é aceito se o empregado já estiver desligado.
O RET também é utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. Além dos empregados, também alimentarão o RET, os trabalhadores sem vínculo empregatício/estatutário pelo envio do evento Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início – TSVE.
Os TSVE incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, os servidores cedidos em relação ao órgão público cessionário e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Porém, todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias supracitadas, podem ser incluídos como TSVE, de forma opcional.
O fechamento dos eventos periódicos somente é aceito se for informada a remuneração de todos os empregados relacionados no RET como ativos, com exceção dos trabalhadores que estejam afastados sem remuneração devida. Já para os trabalhadores cadastrados por meio do evento “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início”, não é aplicada a regra acima. Para fins de validação na base do RET será considerado apenas o trabalhador ativo no respectivo período de apuração.
Considera-se ativo o empregado não desligado e o trabalhador sem vínculo antes do término da prestação de serviço ou cessão. Nos casos de quarentena, conforme definido em lei, considera-se ativo até a data de término da quarentena.
COMO SÃO IDENTIFICADOS OS TRABALHADORES NÃO INCLUÍDOS NO RET?
Os trabalhadores sem vínculo de emprego, que não se enquadram nas categorias de envio obrigatório de informações pelo “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário início”- Início, e para os quais o Empregador declarante também não se utilizou da faculdade de enviar suas informações no citado evento “Trabalhador sem Vínculo”(TSVE), deverão obrigatoriamente ter suas Informações preenchidas no grupo informações complementares [infoComplem] (Nome, data de nascimento, etc) quando do envio do evento “S-1200 – Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social”, para a correta identificação deste trabalhador que não está no RET.
REGRAS DA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL
O NIS é um número de cadastro/inscrição de 11 (onze) dígitos atribuído à pessoa física pela CAIXA (Caixa Econômica Federal), pelo Banco do Brasil ou pelo INSS (Instituto Nacional do Seguro Social). O NIS é administrado e atribuído pela CAIXA à pessoa empregada vinculada a uma empresa privada ou ao diretor não empregado quando optante pelo FGTS, recebendo a nomenclatura de PIS (Programa de Integração Social) e será utilizado para identificá-la no recolhimento/recebimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), Seguro Desemprego e Abono Salarial.
A CAIXA também administra e atribui NIS para a pessoa beneficiária de Programas Sociais de Políticas Públicas por meio dos respectivos agentes Gestores dos Programas (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego – SRTE, Sistema Único de Saúde – SUS, Ministério do Desenvolvimento Social – MDS e Ministério da Educação – MEC).
Dessa forma, pode acontecer de uma pessoa ter um NIS sem ainda ser um trabalhador, e esse número deve ser informado à empresa quando da contratação, evitando assim um eventual cadastramento em duplicidade. O cadastramento é sempre feito por um agente: empresa, prefeitura, órgão de governo, porém a manutenção do cadastro é realizada pela CAIXA quando houver necessidade de atualizar as inscrições atribuídas e administradas por ela. O Banco do Brasil administra e atribui NIS ao servidor público, com a nomenclatura de PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).
Para que a pessoa realize a manutenção da sua inscrição é necessário verificar qual sua vinculação atual, se vinculado a iniciativa privada a administração será pela CAIXA, mas se vinculado a administração pública, a gestão será realizada pelo Banco do Brasil, independente da origem e atribuição da inscrição.
O NIS é administrado e atribuído pelo INSS, recebendo a nomenclatura de NIT (Número de Inscrição do Trabalhador) ou NIS Previdência, à pessoa que se filiar e contribuir para o Regime Geral de Previdência Social – RGPS como segurado contribuinte individual ou facultativo, ou, ainda, para todas as pessoas não filiadas (representantes legais, dependentes ou beneficiários, entre outros) que necessitam da inscrição para se relacionarem com a Previdência para a obtenção de benefícios e serviços previdenciários.
Caso a pessoa já possua PIS, PASEP ou NIS, o INSS não atribuirá nova inscrição (NIT ou NIS Previdência), pois será utilizada a inscrição existente, mesmo que atribuída e administrada pelos outros entes. No entanto, a manutenção da inscrição observará sua origem ou a vinculação atual do trabalhador aos entes responsáveis / administradores, conforme o caso.
VALIDAÇÕES REALIZADAS PELA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL
A aplicação CQC (Consulta Qualificação Cadastral) confronta os dados cadastrais do trabalhador com a base do CPF (RFB – Receita Federal do Brasil) e com a base do CNIS (INSS).
Na base do CPF são verificados o nome, a data de nascimento e o número do CPF. Para realizar a CQC, deverá ser informado o nome civil do trabalhador, mesmo que o nome social já tenha sido atualizado na base do CPF, considerando que quando da consulta cadastral, a validação do nome é realizada na base do CPF que retorna sempre o nome civil do trabalhador.
Somente nas situações em que houver retificação/substituição judicial do nome civil é que o novo nome deverá ser utilizado na consulta qualificação cadastral. Para o preenchimento do “Nome” ao realizar a CQC devem ser observadas as seguintes configurações do campo:
- formato alfanumérico sem acentuação;
- nome com até 60 caracteres;
- possibilidade de nome com três letras iguais consecutivas;
- não utilização de caracteres numéricos ou especiais (“, ‘, !, @, #, $,%, ¨, &, ?, …);
- não adoção de nome com apenas uma letra.
Se houver trabalhador que possua nome com alguma configuração não reconhecida pela CQC, a empresa deverá enviar um pedido de suporte no Portal do eSocial, por meio do link “Contato”, buscando o tópico “Empresas”, e, em seguida, clicando em “Qualificação Cadastral”.
Na base do CNIS são verificados a data de nascimento, o número do CPF e o número de NIS (PIS/NIS/PASEP/NIT). Os dados constantes no CNIS são alimentados e atualizados pela CAIXA para o PIS e pelo Banco Brasil para PASEP em rotina diária, bem como pelo próprio INSS para o NIT ou NIS Previdência, havendo batimento do CNIS com a base do CPF.
Dessa forma, se houver incorreção nos dados cadastrais do trabalhador, a aplicação CQC indicará se esta divergência está no cadastro do CPF e/ou do NIS, orientando qual o procedimento para acerto.
Para divergências nos dados cadastrais do NIS será observada a regra de origem e o responsável/administrador da inscrição para realizar a manutenção, com exceção para a indicação de NIS com informação de óbito e/ou inconsistente cujo tratamento será realizado sempre pelo INSS.
QUEM NECESSITA REALIZAR A QUALIFICAÇÃO CADASTRAL?
A qualificação cadastral, regra geral, deve ser feita para qualquer trabalhador de qualquer categoria, seja empregado, servidor público, contribuinte individual, avulso, estagiário etc. O eSocial realiza validação dos dados cadastrais nas bases do CPF e do CNIS cuja informação do NIS seja obrigatória.
Para aqueles cuja informação do NIS não é obrigatória, por exemplo, estagiários, bolsistas, beneficiários de regimes previdenciários próprios, servidores públicos inativos dentre outros, o eSocial faz apenas a validação na base do CPF.
No cadastramento inicial de trabalhador afastado pelo motivo de aposentadoria por invalidez ou auxílio doença, a qualificação cadastral, embora recomendada, não é obrigatória, conforme regras já aplicadas no leiaute do eSocial. Essa qualificação cadastral torna-se obrigatória no momento do retorno do trabalhador.
COMO FAÇO A QUALIFICAÇÃO CADASTRAL?
A Consulta Qualificação Cadastral pode ser realizada de duas formas: consulta manual (on-line) ou consulta em lote.
CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL MANUAL (ON-LINE)
Está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC On-Line permitindo consultar simultaneamente até 10 (dez) trabalhadores. Para tanto, deverá ser informado nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador.
Após a verificação cadastral, a aplicação retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências, bem como apresentará as orientações para que se proceda a correção.
Divergências relativas ao CPF (situação “suspenso”, “nulo”, “cancelado” ou “inexistente”, nome ou data de nascimento divergente) a CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL apresentará uma mensagem orientando onde deverá ser solicitada a alteração dos dados cadastrais.
Divergências relativas ao NIS (CPF, data de nascimento ou NIS divergentes) a orientação será dada de acordo com o responsável/administrador do cadastro do NIS (CAIXA, Banco do Brasil ou INSS).
CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL EM LOTE
Está disponível no Portal eSocial, por meio do link CQC em Lote, onde não há restrição de limite de consultas, contudo o usuário deverá possuir Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ) ICP-Brasil: A1 ou A3. Esse tipo de consulta é indicado no caso de qualificação cadastral de grande quantidade de trabalhadores.
O formato dos arquivos de entrada e retorno será “TXT” codificação UTF-8 ou ISO-8859-1 com delimitador ‘;’ (ponto e vírgula) entre os campos. O aplicativo aceitará arquivos de até 10MB (de 120 a 140 mil registros).
Para iniciar a CQC em lote o usuário deve clicar em “Upload”, informar sempre o CNPJ raiz da empresa, independente se o trabalhador estiver vinculado a CNPJ de filiais ou CEI/CNO de Obras e anexar o arquivo padronizado, salvo previamente.
A resposta à consulta será processada em até 48 (quarenta e oito) horas, ficando disponível por trinta dias, por meio do botão “Download”.
Leiaute do arquivo de entrada
É importante lembrar que entre nomes só é permitido um espaçamento, exemplo:
Correto: João da Silva
Errado: João da Silva
Exemplo de arquivo de Entrada, tendo como sequência os dados: CPF; NIS; NOME; DN – separados por “;” :
32283644291;18000474420;nome do empregado1;13011974
34879579149;11816788893;nome do empregado2;28091986
18576263467;18000474420;nome do empregado3;13011973
18576263467;10000411830;nome do empregado4;08051950
Leiaute do arquivo de retorno processado
Exemplo de arquivo de Retorno PROCESSADO (colunas reduzidas para exemplificação –tamanho original de 21 colunas):
Para o registro do empregado 1, a divergência está no nome informado no CPF (coluna 19), assim, a aplicação informa o nome registrado na base CPF e orienta (coluna 20) o comparecimento a uma Conveniada RFB: Correios, CAIXA ou BB.
Para o registro do empregado 2, apresenta divergência no CPF do cadastro NIS do Banco do Brasil (coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é de atualizar o cadastro em uma agência do Banco do Brasil (coluna 21).
Para o registro do empregado 3, não apresenta nenhuma divergência (todas as colunas com zero), assim ele está com o cadastro validado para ser registrado no eSocial.
Para o registro do empregado 4, apresenta divergência no CPF do Cadastro da CAIXA(coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é de atualizar o Cadastro NIS Empresa pelo Conectividade Social ou numa agência da CAIXA (coluna 21).
Para o registro do empregado 5, apresenta divergência no CPF do Cadastro do INSS(coluna 12 e coluna 21), assim, a orientação é comparecer em uma Agência da Previdência Social e solicitar a atualização cadastral (coluna 21).
O arquivo REJEITADO apontará o motivo da inconsistência na formatação do arquivo e/ou campos de cada registro.
Leiaute arquivo de retorno REJEITADO
Exemplo arquivo de Retorno REJEITADO (colunas reduzidas para exemplificação – tamanho original de 10 colunas):
Para o registro do empregado 1, o problema estaria no formato do NIS informado (coluna 6), que deve conter 11 dígitos numéricos, incluído o dv – dígito verificador, que é composto de um dígito numérico;
Para o registro do empregado 2, seria erro no formato do CPF informado (coluna 5), que deve conter 11 dígitos numéricos, incluído o dv – dígito verificador, que é composto de dois dígitos numéricos.
NOME PADRONIZADO DOS ARQUIVOS DE ENVIO E DE RETORNO
Os arquivos de envio, ao serem transmitidos, têm seus nomes alterados segundo a regra de formação:
D.CNS.CPF.001.aaaammddhhmmss.numCNPJ.numCPF.TXT, onde:
- prefixo: D.CNS.CPF + um número sequencial de 001 a 003;
- aaaammddhhmmss indica o momento da transmissão do arquivo;
- numCNPJ indica o número do CNPJ da empresa;
- numCPF indica o CPF do transmissor do arquivo, obtido através das informações do token.
Os arquivos de retorno têm a mesma regra de formação dos de envio acrescidos das palavras “PROCESSADO” e “REJEITADO”, conforme o caso.
- D.CNS.CPF.002.aaaammddhhmmss.numCNPJ.numCPF.TXT.PROCESSADO
- D.CNS.CPF.003.aaaammddhhmmss.numCNPJ.numCPF.TXT.REJEITADO
Divergências Identificadas pela Consulta Qualificação Cadastral (CQC)
A qualificação dos dados cadastrais da base do CPF poderá ser realizada pelo site da RFB, para os motivos abaixo relacionados, desde que os dados cadastrais estejam idênticos ao cadastro eleitoral do TSE (Tribunal Superior Eleitoral). O serviço é gratuito e os motivos são:
- CPF suspenso;
- Mudança de nome (por motivo de casamento, divórcio, etc);
- Correção do dado cadastrado (data de nascimento, dentre outros);
- Inclusão de data de nascimento;
- Inclusão de título de eleitor.
As seguintes solicitações deverão ser realizadas diretamente em uma unidade de atendimento da RFB ou por meio de Instituições Conveniadas pela RFB (Banco do Brasil, CAIXA ou CORREIOS):
- CPF Nulo, Cancelado e Inexistente
- Mudança de nome (por motivo de casamento, divórcio, etc) e inclusão/correção de data de nascimento quando não constam no cadastro eleitoral do TSE;
- Inclusão/exclusão de nome social (somente para pessoas travestis e transexuais);
- Complementação de dado cadastral que não consta na base do CPF (também poderá ser realizado via site da RFB por meio do Portal e-CAC com Certificado Digital).
Poderá ser complementado o dado cadastral na base do CNIS, como inclusão do CPF e ou da data de nascimento, por meio do serviço da Central de Atendimento 135, desde que os dados estejam idênticos aos da base do CPF.
Para os casos que necessitam de qualificação cadastral junto ao Banco do Brasil, a correção ou atualização do dado cadastral pode ser realizada pela própria entidade participante por meio de convênio estabelecido com o Banco do Brasil ou atendimento presencial do trabalhador em uma agência de relacionamento do Banco do Brasil.
Para os casos que necessitam de qualificação cadastral junto à CAIXA, a correção ou atualização do dado cadastral pode ser realizada pelo próprio trabalhador junto a uma agência de relacionamento com CAIXA ou pela empresa via Conectividade Social → NIS Empresa, informando os dados do empregado para pesquisa e realizando a atualização do nome do empregado. Para mais informações, acesse a página da CAIXA.
Para fins de qualificação cadastral de PIS já existentes, ou seja, que não se trata de primeiro emprego a empresa deve utilizar a opção “Em lote – Pesquisa”. Nesse formato, o PIS será localizado e qualificado com base nos dados informados no arquivo de qualificação cadastral.
QUALIFICAÇÃO CADASTRAL: OS PRIMEIROS PASSOS.
Checklist Qualificação para o eSocial
1) Os cadastros dos trabalhadores estão completos?
2) Determinou-se uma equipe ou pessoa para realizar a qualificação cadastral?
3) Os contratos dos estagiários foram revisados?
4) Foi feita a revisão na tabela de cargos? Os cargos estão compatíveis com os CBOs enquadrados?
5) Foi feita a revisão na tabela de rubricas? As incidências de INSS, FGTS e IRRF estão corretas? As naturezas do eSocial foram relacionadas às verbas da folha de pagamento?
Você precisa de algo a mais relacionado ao eSocial?
Ainda tem dúvidas?
Saiba mais e solicite sua visita!
