Gustavo Canavezzi 
Com os processos definidos, é desejável uma abordagem mais abrangente que envolva as perguntas ONDE?, QUANDO?, O QUE?, COMO?, POR QUE? e QUEM? realiza a atividade. Uma representação estruturada dá à empresa a quantidade certa de visibilidade e detalhes dos diversos níveis da organização.
Embora cada atividade descrita seja genericamente válida, caberá às pessoas envolvidas no processo compreender quais representações são necessárias para atender às demandas. É recomendável entender a qual propósito uma atividade foi definida para focar no cumprimento e desenvolvimento da atividade.
As necessidades de informação e uma representação mais adequada, além de serem apoiadas pelas definições do processo, necessitam do ajuste para seu propósito e uso.
A adequação ao propósito implica em definir as atividades contendo informações que respondam as perguntas ONDE?, QUANDO?, O QUE?, COMO?, POR QUE? e QUEM? A adequação ao uso implica em definir o processo de maneira estruturada para representar a informação da maneira mais eficiente possível, considerando as necessidades geradas pelo eSocial.
A matriz 5W3H é uma ferramenta de gestão simples e fácil de ser aplicada. Ela nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.
As atividades e comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, e erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos. Para garantir que isso não aconteça usa-se essa matriz para esclarecer eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos implantados.
Os caracteres 5W3H corresponde às iniciais, em inglês de 7 (sete) diretrizes voltadas à eliminação de dúvidas que possam aparecer ao longo do processo ou atividade.
As diretrizes são:
W – what? – O que será feito?
W – why? – Por que será feito?
W – where? – Onde será feito?
W – when? – Quando será feito?
W – who? – Por quem será feito?
H – how? – Como será feito?
H – how much? – Quanto vai custar? (elementos incontáveis)
H – how many? – Quanto vai custar? (elementos contáveis)
5W3H
O método é composto pelas respostas para essas 7 (sete) perguntas, formando um mapa de atividades que ajudará na sequência dos passos relativos ao processo, tornando a execução mais clara e efetiva.
Para usar a matriz de forma mais eficiente, é recomendável que já exista uma estratégia de ação para identificar e propor soluções a determinadas situações que se queira sanar. Para isso, leve em consideração as seguintes observações:
1º) Implemente ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos.
2º) Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-lo.
3º) É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.
Não passe apuros, tire suas dúvidas, estamos prontos para lhe ajudar!
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