Modelo Operacional do eSocial

O Empregador gera um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação, objetivando garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de envio e o enviará ao Empregador.

O arquivo pode ser gerado:

a) pelo sistema do Empregador ou do terceiro contratado, assinado digitalmente (é obrigatório o uso de certificado digital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante);
b) pelo Portal do eSocial na internet – http://www.portal.esocial.gov.br, cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento. Nessa hipótese, pode ser utilizado certificado digital ou, para os dispensados, o código de acesso.

No momento da transmissão, o ambiente do eSocial retornará o protocolo de envio. Após a realização das validações, o eSocial retornará o recibo de entrega ou mensagem de erro. O recibo de entrega dos eventos serve para oficializar a remessa de determinada informação ao eSocial e também para obter cópia de determinado evento, retificá-lo ou excluí-lo quando for o caso. Cada evento transmitido possui um recibo de entrega. Quando se pretende efetuar a retificação de determinado evento deve ser informado o número do recibo de entrega do evento que se pretende retificar.

O protocolo de envio é uma informação transitória, avisando que o evento foi transmitido ao ambiente e que serão processadas as respectivas validações. O efetivo cumprimento da obrigação trabalhista, previdenciária e fiscal será atestado pelo recibo de entrega.

O certificado digital utilizado no sistema eSocial deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Existem duas séries às quais os certificados podem pertencer, a série “A” e a “S”.

O certificado digital deverá ser do tipo A1 ou A3, sendo exigido em dois momentos, na transmissão e na assinatura dos documentos. Antes de ser iniciada a transmissão de solicitações ao sistema eSocial, o certificado digital do solicitante é usado para garantir a segurança do tráfego das informações na internet. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações este deverá ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).

Para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos poderão ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o certificado digital assinante destes deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica. Para os empregadores pessoas físicas, os eventos deverão ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador ou, ainda, o procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica, assinados, em todos os casos, por meio de certificado digital. Para os Órgãos Públicos, os eventos poderão ser gerados pelo representante autorizado para efetuar a transmissão das respectivas unidades administrativas.

Os não obrigados à utilização do certificado digital, o Microempreendedor Individual – MEI com empregado, o segurado especial e o empregador doméstico; a Microempresa – ME e a Empresa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional, que possuam até um empregado (não incluídos os empregados afastados em razão de aposentadoria por invalidez), podem gerar Código de Acesso ao Portal eSocial, como alternativa ao certificado digital. Não é possível o envio de informações por procurador utilizando código de acesso. Às demais pessoas físicas ou jurídica, o acesso só será possível com o certificado digital.

Em síntese, o certificado digital é uma assinatura digital criptografada para validar as informações enviadas com a comprovação da identidade do empregador. Com um certificado digital é possível emitir notas fiscais, enviar as declarações para a Receita Federal, entrar com pedidos na Poder Judiciário e no DETRAN, fazer transações bancárias e acessar o ambiente do eSocial.

Com o eSocial, as empresas estão obrigadas à adquirir um certificado digital. Ambos, A1 e A3, serão aceitos para enviar os eventos para o repositório de informações. Dessa forma, empresas que já utilizam o A1 para emitir nota fiscal eletrônica, poderão usar o mesmo certificado digital para o eSocial.

Para comprar o certificado, o interessando deve escolher uma certificadora conveniada à Receita Federal, iniciar a compra pela internet e concluir o processo indo até uma agência da certificadora para validar o produto. O processo somente será concluído com o atendimento presencial e com a entrega da documentação da empresa.

Em geral é necessário apresentar original e cópia do contrato social e cartão do CNPJ impresso um dia antes da visita. Esses documentos deverão ser levados somente pelo representante legal da empresa, que também deve estar munido com 2 documentos diferentes de identificação (RG e CNH, por exemplo), CPF, comprovante de endereço, foto 3×4 e documento que comprove os seus poderes de representação.

SEQUÊNCIA LÓGICA DA TRANSMISSÃO DOS ARQUIVOS

O Empregador, ao transmitir suas informações relativas ao eSocial, deve considerar a sequência lógica descrita neste tópico, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias ao processamento das informações constantes nos arquivos a serem transmitidos posteriormente.

As informações relativas à identificação do Empregador, que fazem parte dos eventos iniciais e devem ser enviadas previamente à transmissão de todas as demais informações. Considerando que as informações integrantes dos eventos de tabelas são utilizadas nos demais eventos iniciais e, também, nos eventos periódicos e não periódicos, elas precisam ser enviadas logo após a transmissão das informações relativas à identificação do Empregador.

Em seguida devem ser enviadas, caso existam, as informações previstas nos eventos não periódicos e, por último, as informações previstas nos eventos periódicos, conforme o sequenciamento da figura abaixo:

Exemplos da lógica do sequenciamento e suas dependências:

Exemplo 1: Ao enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas. Dessa forma, é necessário enviar as informações da tabela de rubricas antes da folha de pagamento, pois esta depende daquela.

Exemplo 2: Ao transmitir um arquivo com informações de alteração de dados cadastrais de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de ter sido transmitido previamente o evento de “Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão/Ingresso do Trabalhador”. Ou seja, para alterar o cadastro do trabalhador, ele deve existir no eSocial, antes da solicitação de sua mudança.

Exemplo 3: Ao enviar a remuneração de determinado empregado na folha de pagamento, este trabalhador já deve constar do RET. Dessa forma, só é possível enviar a remuneração dos trabalhadores que já foram cadastrados no eSocial, pois o envio da folha depende do envio prévio dos trabalhadores.

O eSocial não irá apurar as contribuições previdenciárias devidas aos RPPS para fins de constituição de crédito e geração de guias de recolhimento. Os eventos do eSocial servirão para compor os débitos relativos à contribuição previdenciária, a contribuição social devida a outras entidades e fundos e ao imposto de renda retido na fonte, a serem recolhidos à Receita Federal do Brasil – RFB, a qual, em ambiente próprio, possibilitará ao contribuinte a geração da respectiva Declaração de Débitos e Créditos Tributários: DCTFWeb. Neste ambiente (DCTFWeb) serão disponibilizadas as formas de liquidação dos débitos tributários.

Esses eventos (S-1200) servirão também para compor os débitos relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS e à Contribuição Social devida pelo empregador em caso de despedida sem justa causa. O ambiente da Caixa Econômica Federal, Conectividade Social, disponibiliza a emissão das novas guias de recolhimento do FGTS – GRFGTS regular (mensal) e GRFGTS rescisória.

As informações relativas à identificação do Empregador, de seus estabelecimentos e obras de construção civil deverão ser enviadas antes da transmissão de outras informações.

As informações relativas às tabelas do Empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do eSocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas antes da transmissão de qualquer evento que requeira essas informações.

Assim, os primeiros eventos a serem enviados são aqueles que identificam o Empregador, contendo dados básicos como sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa, bem como suas tabelas. Estes eventos validam os eventos não periódicos e periódicos, e buscam otimização no armazenamento das informações no eSocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute.

A administração do período de validade das informações das tabelas é fundamental pois impacta diretamente os demais eventos que as utilizam. Assim, deve-se ter muito cuidado com o período de vigência das informações. Quando as tabelas forem informadas, a data de início da validade das informações deverá ser preenchida.

Caso haja necessidade de alterar informação específica de uma tabela enviada anteriormente poderá fazê-lo enviando-se novo evento da tabela, com o item que deve ser alterado, informando a nova data de validade. Neste caso, a data de fim de validade da informação prestada anteriormente passa a ser o mês/ano imediatamente anterior ao da data de início da nova informação, não sendo necessário o envio de evento específico para informar a data de fim de validade do item enviado anteriormente.

Portanto, a data fim da validade não deve ser utilizada quando se tratar de alteração da informação. A informação da data final deve ser enviada apenas no momento em que se pretende encerrar de forma definitiva determinada informação do evento. Exemplo: encerramento de empresa, fechamento de filial, encerramento de obra de construção civil, desativação de rubrica, de lotação tributária, cargo, etc.

Todos os eventos de tabela do eSocial, S-1005 a S-1080, incluindo ainda o evento “S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público”, possuem um atributo de vigência ou “Período de validade das informações”. A regra geral para estes casos é que não deve existir outro registro na tabela com o mesmo código de identificação (chave) em período de vigência conflitante com o período informado no registro atual.

Neste sentido, todos os eventos de tabela possuem 4 grupos de informações:

Inclusão: utilizada para inserir novo item na tabela ou modificar um atributo de um item já existente, com uma nova vigência;
Alteração: utilizada para alterar os atributos de um item que estavam incorretos para um determinado período que se quer alterar;
Nova validade: utilizada para modificar a validade de uma ocorrência da tabela e, inclusive, para informar data fim de validade de uma ocorrência;
Exclusão: utilizada para excluir uma determinada ocorrência de uma tabela.

Sendo:

Itens da tabela: rubricas 001, 002, 003;
Ocorrências da rubrica 001: períodos 2015.10 a 2015.12 e a partir de 2016.01;

III. Atributos: incidência de contribuição previdenciária e incidência de FGTS;

Chave: identificador, início e fim de validade.

Exemplos:

a) Para inserir uma rubrica 004 na tabela de rubricas, deve-se utilizar inclusão;
b) Para modificar o atributo incidência da contribuição previdenciária da rubrica 001, a partir de 2016.01, deve ser usada a inclusão, com a nova ocorrência da rubrica 001;
c) Para alterar o atributo incidência de FGTS da rubrica 003, que estava incorreto desde o início da validade, deve-se utilizar alteração, informando a chave e alterando o atributo. Esta alteração vale para todo o período de validade informado na chave;
d) Para modificar a validade da rubrica 002, que foi informada incorretamente, deve-se usar nova validade na alteração. Desta forma, o usuário está mantendo os atributos e modificando a validade da ocorrência;
e) Para informar o fim da validade da ocorrência da rubrica 003, sem incluir uma nova ocorrência, deve-se usar nova validade na alteração;
f) Para excluir a rubrica 003, deve-se usar a exclusão.

Todas as tabelas S-1005 a S-1080 devem estar com início-validade maior ou igual à data de início da obrigatoriedade do eSocial ou, no caso de ele ter iniciado suas atividades posteriormente à obrigatoriedade, a data de início de sua atividade ou mesmo a data do seu primeiro vínculo.

O procedimento alteração das informações transmitidas ao eSocial ocorre somente nos eventos de Tabelas (S-1005 a S-1080) e no evento “S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público”, atreladas à respectiva vigência ou período de validade. Todos os eventos Tabelas possuem um grupo específico para as informações de alteração. Todos os demais casos de “alteração” nas informações transmitidas serão tratados pelo eSocial como procedimentos de retificação, ou mesmo de exclusão.

Eventos Não Periódicos são aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o Empregador e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como no caso da admissão de um empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento, dentre outros.

Em especial, o evento, não periódico, “S-2400 – Cadastramento de Benefícios Previdenciários – RPPS” será enviado pelo Órgão Público que tenha beneficiários vinculados ao Regime Próprio de Previdência Social – RPPS ou que seja responsável pelo pagamento de complementação de benefícios previdenciários.

Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita as regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, como no caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

Os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos.

O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possíveis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora.

As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados do eSocial, formando o “Registro de Eventos Trabalhistas – RET”. Assim, todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao eSocial, são submetidos às regras de validação e somente são aceitos se estiverem consistentes com o RET.

Exemplo 1: o evento de desligamento de empregado somente é aceito se, para aquele empregado, tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão.

Exemplo 2: um evento de reintegração somente é aceito se o empregado já estiver desligado.

O RET também é utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos. Além dos empregados, também alimentarão o RET, os trabalhadores sem vínculo empregatício ou estatutário pelo envio do evento Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário –Início – TSVE.

Os TSVE incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, os servidores cedidos em relação ao órgão público cessionário e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Porém, todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias supracitadas, podem ser incluídos como TSVE, de forma opcional.

O fechamento dos eventos periódicos somente é aceito se for informada a remuneração de todos os empregados relacionados no RET como ativos, com exceção dos trabalhadores que estejam afastados sem remuneração devida. Já para os trabalhadores cadastrados por meio do evento “S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início”, não é aplicada a regra acima.

Para fins de validação na base do RET será considerado apenas o trabalhador ativo no respectivo período de apuração. Considera-se ativo o empregado não desligado e o trabalhador sem vínculo antes do término da prestação de serviço ou cessão. Nos casos de quarentena, conforme definido em lei, considera-se ativo até a data de término da quarentena.

Os eventos não periódicos, abaixo indicados, têm como função a alteração de informações relevantes para determinado vínculo do trabalhador:

S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
S-2306 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual

As alterações das informações dos eventos “S-2230 – Afastamento Temporário”, “S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco” e “S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações” deverão ser realizadas por meio do envio desses mesmos eventos com a nova informação, pois não há evento específico de alteração das informações constantes nesses eventos.

As alterações de informações já transmitidas ao eSocial que não se enquadram nas informações de tabelas ou de alterações transmitidas em eventos não periódicos específicos, são tratadas como retificação da informação já enviada.

Eventos Periódicos são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos realizados a pessoa física.

O eSocial recepciona e registra os fatos geradores relativos aos eventos periódicos “S-1200 – Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social – RGPS” ou “S-1202 – Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS” utilizando-se do regime de competência, enquanto que o evento periódico “S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho” se submete ao regime de Caixa.

Os eventos periódicos devem ser transmitidos até o dia 7 do mês subsequente ao mês de referência do evento, exceto o referente ao período de apuração anual (13º salário, gratificação natalina etc.), caso em que deve ser transmitido até o dia 20 do mês de dezembro do ano a que se refere. Nos dois casos, antecipa-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário.

Considerando as consequências tributárias dos eventos periódicos, com sua respectiva vinculação ao “período de apuração” do tributo devido, podemos dizer que um conjunto de eventos periódicos referentes ao mesmo período de apuração corresponde a um “movimento”.

O movimento relativo à Folha de Pagamento presume-se aberto com o envio do primeiro evento “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social” ou “S – 1202 Remuneração do Servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS”. Da mesma forma presumem-se abertos, com o primeiro envio, os eventos S-1210 a S-1280. O evento S-1299 é o Fechamento dos Eventos Periódicos – utilizado para informar ao ambiente do eSocial o encerramento da transmissão dos eventos periódicos daquele movimento, em determinado período de apuração.

O evento S-1295 é um evento de contingência destinado a solicitar a totalização das Contribuições Sociais e do Imposto de Renda, com base nas informações já transmitidas para o ambiente nacional, quando houver insucesso no fechamento dos eventos periódicos.

Pois, para a aceitação do evento de fechamento:

não deve existir evento de admissão parcial (S-2190) sem o correspondente evento de admissão (S-2200) cuja “data de admissão” seja anterior ou igual ao período de apuração da folha de pagamento;
deve ser enviado um evento de remuneração, S-1200, para cada um dos trabalhadores “ativos” do RET;
deve ser enviado um evento de desligamento (S-2299/S-2399) para os trabalhadores desligados dentro do período de apuração.
trabalhadores transferidos (com tipo de admissão 2, 3 ou 4) no mês do período de apuração, a critério do empregador e em decorrência de dificuldades operacionais, poderão não ter seus respectivos eventos de remuneração. Essa situação, apesar de irregular, não impede o fechamento dos eventos periódicos e gera para o empregador um “alerta”;
o FAP informado em S-1005 deve corresponder ao constante no cadastro do empregador na RFB (CNPJ) para cada estabelecimento. Divergências só são aceitas se houver informações de processo relativo ao FAP.
existindo um ou mais trabalhadores “TSV” ativos no período de apuração da folha de pagamento e para os quais não tenha sido enviado o respectivo evento de remuneração, o evento de fechamento é aceito como válido, no entanto, são gerados “avisos” contendo o Nome, CPF e NIS dos trabalhadores para os quais não foi prestada a informação de remuneração.

A aceitação do evento de fechamento pelo eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquele movimento, possibilitando a constituição dos créditos e os recolhimentos de contribuições previdenciárias.

O eSocial não irá apurar as contribuições previdenciárias devidas ao RPPS para fins de constituição de crédito e geração de guias de recolhimento. No caso do FGTS, mesmo sem o envio do evento de fechamento dos eventos periódicos, o empregador pode solicitar à Caixa Econômica Federal a nova guia de recolhimento GRFGTS por meio online ou via web service.

Caso seja necessário o envio de retificações ou novos eventos referentes a um movimento já encerrado, o mesmo deverá ser reaberto com o envio do evento “S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos”. Efetivada uma reabertura para o movimento, torna-se necessário um novo envio do evento fechamento.

Uma exceção dentre os eventos periódicos é o “S-1300 – Contribuição Sindical Patronal”, pois esse evento, embora seja periódico, não faz parte do grupo de eventos sujeitos ao fechamento. O evento de fechamento tem como objetivo sinalizar que as informações que afetam o cálculo de débitos tributários foram todas transmitidas. O evento S-1300 é informativo e tem como objetivo apenas prestar informações periódicas da contribuição sindical devida, porém sem a apuração para recolhimento nem geração de guias de recolhimento.

A Folha de Pagamento constitui obrigação do Empregador em “preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”, conforme artigo 225 do Decreto 3.048/1999 (Regulamento da Previdência Social – RPS).

A folha de pagamento deve ser elaborada mensalmente, de forma coletiva, por estabelecimento do Empregador, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, devendo:

discriminar o nome dos segurados, indicando carreira, cargo, função ou serviço prestado;
agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, servidor público ativo vinculado ao RPPS aposentados e pensionistas e demais beneficiários dos RPPS, trabalhador avulso, contribuinte individual;
destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;
indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;
quantificar o número de horas extras prestadas por trabalhador no período e informar o fator utilizado; e
indicar a quantidade de horas noturnas laboradas e o percentual aplicado para a obtenção do valor do adicional noturno.

O eSocial é uma nova forma de prestar essas informações da Folha de Pagamento. O evento “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social “ ou “S – 1202 Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS” concentra as informações inerentes à Folha, com interação com os eventos Tabelas e com os eventos não periódicos que interferem na remuneração mensal do trabalhador (por exemplo o S-2200 – Admissão de Trabalhador, S-2206 –Alteração de Contrato de Trabalho, ou mesmo o evento S-2230 – Afastamento Temporário).

A Folha de Pagamento no eSocial é um conjunto de informações que reflete a remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do Empregador naquela competência. Entretanto, cada trabalhador é tratado individualmente, de forma que a retificação da remuneração de um trabalhador não afeta os demais. A Folha de Pagamento, com eventos por trabalhador, deve ser enviada compondo um movimento com prazo para transmissão e fechamento até o dia 7 do mês seguinte ao do período de apuração, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

O movimento relativo à Folha de Pagamento presume-se aberto com o envio do primeiro evento “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social “ ou “S – 1202 Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS” para aquele período de apuração. O encerramento da transmissão dos eventos periódicos com informações da Folha de Pagamento daquele movimento é feito pelo evento “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos”.

A transmissão do evento “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos” pelo eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquela folha de pagamento, possibilita a constituição do crédito e os recolhimentos das respectivas contribuições previdenciárias e FGTS.

Se o evento “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos” já foi enviado, encerrando o movimento para determinado período de apuração, em caso de qualquer retificação no grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280, para aquele período de apuração, o respectivo movimento deverá ser reaberto utilizando-se o evento “S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos”, possibilitando o envio de retificações ou novos eventos referentes à remuneração dos segurados naquele período.

Enquanto o movimento estiver “aberto”, o envio de um segundo evento do mesmo tipo para o mesmo período de apuração poderá ser efetuado mediante retificação. Ou seja, se a empresa enviou o primeiro evento “S-1200 – Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social” (caracterizando abertura de movimento), e antes do “encerramento” daquele período decide retificar o evento encaminhado, é necessário o reenvio do evento S-1200 com indicativo de retificação, indicando o número do recibo original.

Para as informações enviadas anteriormente à entrada em produção do eSocial, por meio de procedimentos que foram por ele substituídos, por exemplo, a GFIP, as eventuais retificações devem ser encaminhadas por meio do mesmo procedimento utilizado para encaminhar a informação original. Só devem ser enviadas ao eSocial as retificações de informações que originalmente foram encaminhadas por esse mesmo sistema.

A retificação substitui integralmente o evento original, ou seja, o eSocial entende que aquela retificação passa a ser o evento original. Caso seja realizada a exclusão de um evento que foi retificado, o evento deixa de existir no eSocial, pois, ao excluir um evento retificador o evento retificado não volta a ser válido.

A informação declarada como folha de pagamento no eSocial servirá de base para os cálculos da Contribuição Previdenciária e FGTS, e posteriormente de IRRF. Seguindo a premissa de unicidade na informação originada na folha de pagamento, como regra as rubricas de remuneração da folha – regime de competência – devem ser informadas em um só evento, o “S-1200 – Remuneração do Trabalhador vinculado ao Regime Geral da Previdência Social “ ou “S – 1202 Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social – RPPS”.

A data de pagamento efetivo ao empregado será informada no evento “S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho”, acompanhada das rubricas que representam os descontos de IRRF, bem como das deduções da base IRRF (ex. pensão alimentícia), que seguem o regime de caixa.

São exceções a esta regra:

As situações de pagamento parcial – onde o valor pago na data de pagamento informada não contempla o total devido, conforme apurado no demonstrativo de valores devidos no S- 1200.
O valor pago a título de Recibo de Antecipação de Férias, que deve ser informado no S-1210, com sua tributação específica do IRRF. O pagamento informado não tem vinculação e prescinde de prévia informação no S-1200. Ressaltando que os valores pagos a título de férias integrarão a folha da competência (S-1200), proporcionalmente aos dias de férias gozados, como base de cálculo da Contribuição Previdenciária e do FGTS.
Os pagamentos relativos a competências anteriores ao início de obrigatoriedade, mas efetivados já na vigência do eSocial, é que devem ser informados. O pagamento informado não tem vinculação e prescinde de prévia informação no S- 1200.

Em caso de pagamento parcial (tipo de pagamento 1, 2, 3, 5) bem como antecipação de férias (tipo de pagamento 7), deve ser discriminadas todas as rubricas contempladas na apuração do valor pago.

Quanto aos pagamentos relativos a competências anteriores ao início de obrigatoriedade do eSocial, bem como nos casos de detalhamento de pagamentos relativos a benefícios previdenciários, serão informadas as bases de cálculo, deduções, retenções e valores de isenção do IRRF.

Os empregadores que, por liberalidade ou por força de convenção ou acordo coletivo, realizam o pagamento do 13º salário de forma integral, antes do mês de dezembro devem observar as orientações abaixo.

De acordo com a legislação vigente, o valor do 13º salário deve ser calculado com base no salário devido em dezembro e ser pago em duas parcelas: a primeira entre os meses de fevereiro a novembro e a segunda em dezembro, até o dia 20.

O desconto da contribuição previdenciária deve ocorrer no pagamento da segunda parcela do 13º salário e o seu recolhimento deve ser feito na competência anual, cujo vencimento é o dia 20 de dezembro.

Todavia, na prática, é muito comum o pagamento do 13º integral antes do mês de dezembro. Conceitualmente, contudo, o que ocorre nesses casos não é o pagamento integral e sim um adiantamento superior ao valor devido e, assim, deve ser declarado na folha do mês em que esse pagamento ocorre.

O Empregador que antecipar o pagamento integral do 13º salário até o mês de novembro deve pagar o correspondente ao líquido devido, ou seja, valor obtido após a dedução da contribuição previdenciária e, quando for o caso, da retenção do imposto de renda. Dessa forma, na folha do 13º salário, em dezembro, ao descontar o valor adiantado em mês anterior, o valor líquido restaria zerado. Mas ressalte-se que esse pagamento anterior a dezembro deve ocorrer na rubrica correspondente a adiantamento.

No eSocial, o Empregador deve informar o adiantamento (correspondente ao valor líquido) no evento S-1200 referente à remuneração da competência em que esse adiantamento foi incluído e, em dezembro, deve enviar o evento S-1200 referente à competência anual com o valor do 13º salário devido e o valor dos descontos do adiantamento, de contribuição previdenciária e de retenção de imposto de renda.

Na competência em que o valor do adiantamento for declarado, haverá a incidência do FGTS (nesse caso calculado sobre o valor do adiantamento) e na folha anual haverá a incidência da contribuição previdenciária e do imposto de renda, calculados sobre o valor total e, ainda, a do FGTS, calculado sobre a diferença entre o valor total e o do adiantamento.

Exemplo: o valor do 13º salário de um empregado é R$ 1.000,00. O desconto correspondente à contribuição previdenciária é de R$ 80,00. Se o empregador vai pagar o valor integral do 13º na competência novembro de 2018, deve incluir no S-1200 da competência 11/2018 a rubrica de “Adiantamento 13º salário” (Natureza 5001) no valor de R$ 920,00. No período de apuração anual, no mês de dezembro, o empregador deve lançar como vencimento o valor total do 13º devido (R$ 1.000,00) e como descontos: o valor do adiantamento do 13º pago em novembro (R$ 920,00) e o valor da contribuição previdenciária (R$ 80,00). A folha anual, portanto, ficaria com valor líquido zerado, considerando-se que não houve dedução de imposto de renda na fonte.

No exemplo acima, a base de cálculo do FGTS incidente sobre o 13º salário na competência 11/2018 seria de R$ 920,00 e o valor na competência anual seria de R$ 80,00. Caso o empregador prefira recolher o FGTS integralmente no mês em que o 13º salário foi adiantado, deve lançar o valor total (bruto) como rubrica de adiantamento de 13º com incidência do FGTS e o desconto da provisão de contribuição previdenciária com o código de incidência “00”.

Caso o empregado tenha um aumento salarial no mês de dezembro, o cálculo do 13º salário deve ser refeito considerando esse valor, o que implicará diferença a pagar ao empregado. Alternativamente à solução aqui exposta, o empregador pode pagar o adiantamento do 13º salário normalmente e realizar o pagamento da segunda parcela nos primeiros dias do mês de dezembro. Cabe destacar que os eventos S-1200 e S-1299 referentes ao período de apuração anual devem ser enviados entre os dias 01 e 20 de dezembro.

É importante lembrar que não há período de apuração anual para o evento S-1210, ou seja, nesse evento devem ser informados todos os pagamentos efetuados no mês indicado no período de apuração e o prazo para seu envio segue a regra geral, ou seja, deve ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ou até o fechamento da folha deste mês, o que ocorrer primeiro. Com relação ao 13º salário, no evento S-1210 deve constar um demonstrativo da folha de pagamento de folha anual (13º salário), com a indicação do período de referência informado no formato AAAA.

Para exclusão de eventos transmitidos indevidamente, faz-se necessária a transmissão de arquivo no leiaute previsto em “S-3000 – Exclusão de Eventos”. O procedimento é o de enviar o evento S-3000 identificando o evento a ser excluído no tipo de evento e o número de recibo do arquivo originalmente enviado a ser excluído.

Somente é permitida a exclusão de eventos não periódicos (S-2200 a S-2399) e periódicos (S-1200 a S-1298). Para proceder a uma exclusão de Tabelas o Empregador transmitirá o evento tabela respectivo preenchendo as informações da “Exclusão”.

Não é possível excluir nenhum dos eventos periódicos – S-1200 a S-1280 – relativos à um período de apuração que se encontre “encerrado”, ou seja, para o qual já exista evento “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos”, antes do envio do evento de reabertura respectivo “S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos”.

A exclusão de alguns tipos de eventos não periódicos pode ser rejeitada em algumas situações, as quais constam nas regras do próprio evento. Exemplo: não é possível excluir um evento de admissão se já houver outro evento trabalhista posterior para o mesmo CPF/Vínculo.

Em caso de exclusão de qualquer evento trabalhista e do evento de remuneração, as informações de CPF e NIS do trabalhador, indicados no evento de exclusão, devem ser os mesmos que constam no evento objeto de exclusão. A exclusão do Evento Retificado o excluí como um todo, pois as retificações cobrem o original sem controle de histórico.