A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) protege os direitos fundamentais de privacidade dos titulares de dados pessoais, bem como regulamenta o tratamento desses dados. Os trabalhadores são titulares de dados (art. 5º, V LGPD) e suas imagens, coletadas em fotografias ou vídeos, são dados pessoais, pois os identificam (art. 5º, I LGPD). Existem 3 (três) hipóteses legais que autorizam o tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores, podendo variar pelas circunstâncias específicas de cada caso.
1ª) Pelo consentimento: a organização solicita o consentimento expresso e específico dos trabalhadores para o tratamento desses dados pessoais.
2ª) Pelo legítimo interesse: a organização possui legítimo interesse no tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores, como melhoria da qualidade da condição do trabalhador ou de seus produtos e serviços. Caso escolhida essa hipótese, como não há consentimento dos trabalhadores, é preciso fazer uma avaliação de impacto à proteção de dados (AIPD) para garantir que o tratamento dos dados pessoais dos trabalhadores seja proporcional e necessário para a finalidade pretendida.
3ª) Pela execução do contrato de trabalho: a organização trata os dados pessoais dos trabalhadores com base na execução do contrato de trabalho ou de prestação de serviços. Nesse caso, a organização deve desenvolver cláusulas contratuais que visem garantir a proteção dos dados pessoais dos trabalhadores diante do tratamento de suas imagens, tendo em vista que se relacionam com o objeto do contrato.
É importante ressaltar que não levamos em consideração a hipótese de obrigação legal, pois não há relação direta com o tratamento das imagens dos trabalhadores. A organização possui obrigações legais, como fiscais e trabalhistas, que necessitam dos dados pessoais dos trabalhadores, porém, atualmente não há relação com as imagens tratadas.
Para que o tratamento seja realizado em conformidade com a LGPD, deve-se escolher uma das hipóteses acima, além de implementar as medidas de proteção abaixo descritas, respectivamente.
1ª) Tratamento pelo consentimento
O consentimento deve ser livre, informado e inequívoco, devendo o titular dos dados conhecer sobre a finalidade e duração do tratamento, bem como sobre os direitos que possui, conforme sugestão de consentimento abaixo:
Eu, [nome completo do trabalhador], portador(a) do CPF [número do CPF], na qualidade [cargo que ocupa] da [nome da organização], declaro que estou ciente e de concordo com a gravação das minhas imagens, coletadas por fotografias ou vídeos, nos termos abaixo especificados:
- Finalidade: o tratamento das minhas imagens tem a finalidade única e exclusiva de [informar a finalidade e descrever os detalhes do tratamento].
- Tratamento de dados pessoais: o tratamento das minhas imagens poderá incluir dados pessoais, como imagem, voz e informações sobre sua atuação profissional.
- Consentimento: declaro que estou ciente de que a gravação das minha imagens envolve o tratamento dos meus dados pessoais e expresso meu consentimento livre, informado e inequívoco para o uso de minha imagem e voz nas gravações.
- Direitos dos titulares dos dados: declaro que estou ciente de que tenho o direito de solicitar o acesso aos meus dados pessoais tratados nas gravações, bem como a correção, atualização ou exclusão desses dados, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Medidas de segurança: declaro que estou ciente de que a organização adotará medidas de segurança para garantir a proteção dos dados pessoais tratados, incluindo medidas técnicas e organizacionais para prevenir o acesso, uso, divulgação, alteração ou destruição não autorizados desses dados.
- Prazo de armazenamento: declaro que estou ciente de que as gravações serão armazenadas pela organização pelo prazo necessário para a finalidade prevista, nos termos da legislação aplicável: [tempo de armazenamento].
- Autorização de uso: declaro que autorizo a organização usar as gravações em seu site, plataformas digitais, redes sociais e outras mídias, exclusivamente para os fins especificados, desde que não haja violação da minha imagem ou reputação.
- Revogação do consentimento: declaro que posso revogar meu consentimento a qualquer momento, mediante solicitação à organização, sem prejuízo de eventual armazenamento dos dados pessoais tratados até o momento da revogação.
Declaro que li e compreendi todas as informações acima e expresso meu consentimento livre, informado e inequívoco para o tratamento dos meus dados pessoais nas gravações de aulas para fins educacionais.
[Cidade/Estado], [dia de mês de ano]
[assinatura do trabalhador]
2ª) Tratamento pelo legítimo interesse
Se a organização escolher a base legal do legítimo interesse para tratamento dos dados dos trabalhadores, deverá realizar uma avaliação de impacto à proteção de dados (AIPD) para garantir que o tratamento dos dados seja proporcional e necessário para a finalidade pretendida.
Nessa hipótese, a organização deve adotar medidas de proteção técnicas e administrativas na garantia da proteção dos dados pessoais dos trabalhadores, como:
- Limitar o acesso aos dados pessoais apenas para pessoas autorizadas e que precisam ter acesso no cumprimento de suas funções.
- Armazenamento em ambiente seguro, com medidas adequadas de segurança da informação.
- Estabelecer procedimentos de segurança para garantir a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos dados pessoais dos trabalhadores.
- Realizar treinamentos com os trabalhadores sobre proteção de dados e privacidade.
- Garantir que os dados não sejam compartilhados com terceiros sem o consentimento dos titulares, exceto em casos previstos em lei ou por ordem judicial.
- Garantir transparência e clareza em relação ao tratamento de dados pessoais, informando aos trabalhadores seus direitos e sobre o uso que será dado às gravações de suas imagens.
- Revisar periodicamente as políticas e procedimentos relacionados ao tratamento de dados pessoais dos trabalhadores e realizar auditorias internas para garantir a conformidade com a LGPD.
3ª) Tratamento pela execução de contrato
As cláusulas do contrato de trabalho que autorizam o tratamento de dados pessoais sob a hipótese da execução do contrato devem incluir, pelo menos, as seguintes informações:
- Finalidade do tratamento: a cláusula deve indicar claramente a finalidade para a qual os dados pessoais serão coletados e tratados, no caso, para o desenvolvimento e execução do contrato de trabalho, incluindo a gravação das imagens.
- Consentimento: a cláusula deve estabelecer que, ao assinar o contrato, o trabalhador está consentindo com o tratamento de seus dados pessoais para a finalidade indicada.
- Tipos de dados pessoais tratados: a cláusula deve especificar quais tipos de dados pessoais serão coletados e tratados pela organização, como nome, RG, CPF, endereço, e-mail, telefone, entre outros, incluindo os dados que serão coletados a partir das gravações das imagens.
- Direitos do titular: a cláusula deve informar ao trabalhador sobre seus direitos enquanto titular dos dados pessoais, como o direito de acesso, retificação, exclusão, limitação, portabilidade e revogação do consentimento, e como exercer esses direitos.
- Prazo de armazenamento: a cláusula deve indicar por quanto tempo os dados pessoais do trabalhador serão armazenados pela organização, conforme já discutido.
- Compartilhamento de dados: a cláusula deve indicar se a organização compartilhará os dados pessoais do trabalhador com terceiros e, em caso afirmativo, com quem e para quais finalidades.
- Medidas de segurança: a cláusula deve informar sobre as medidas de segurança adotadas pela organização para proteger os dados pessoais do trabalhador, como já mencionado.
É importante ressaltar que essas cláusulas devem ser claras e transparentes, de forma a garantir que o trabalhador tenha ciência das informações sobre o tratamento de seus dados pessoais. Além disso, a organização deve manter uma cópia do contrato de trabalho assinado pelo trabalhador como prova de que houve o consentimento para o tratamento dos dados pessoais.
Atenção aos riscos relacionados a gravação das imagens dos trabalhadores
A) Ausência de um prazo de armazenamento
As gravações das imagens devem ser armazenadas pelo tempo necessário para atingir a finalidade para a qual foram coletadas. É importante que a organização estabeleça uma política clara de gestão de dados, estipulando o prazo máximo de armazenamento das gravações e as medidas de segurança para garantir a proteção desses dados. O prazo de armazenamento das gravações deve respeitar outras legislações aplicáveis, como o Código Civil e o Código de Defesa do Consumidor, que estabelecem prazos para a prescrição de direitos e obrigações decorrentes de contratos.
B) Pedido de exclusão dos dados pelo trabalhador
A LGPD determina que é direito do titular de dados pessoais pedir a exclusão de seus dados, caso considere que foram tratados de forma inadequada. Dessa forma, os trabalhadores têm o direito de solicitar a exclusão de suas imagens e vozes das gravações, caso desejem.
Se o trabalhador solicitar a exclusão da gravação de sua imagem, mas a finalidade ainda não tiver sido atingida, a organização deverá avaliar a situação, levando em consideração os princípios da LGPD e os interesses dos demais envolvidos. O trabalhador tem o direito de solicitar a exclusão de seus dados pessoais, desde que não haja outra base legal que justifique a manutenção desses dados.
Assim, se o trabalhador solicitar a exclusão da gravação, a organização deve avaliar se existe outra base legal que justifique a manutenção das gravações ou se a exclusão da gravação irá prejudicar o processo que envolve a finalidade determinada. Nesse caso, a organização poderá tentar uma solução alternativa que atenda aos interesses do trabalhador sem prejudicar a finalidade determinada, com base em seu legítimo interesse.
No entanto, se não houver outra base legal que justifique a manutenção da gravação e a exclusão da gravação for solicitada pelo trabalhador, a organização deverá proceder com a exclusão das gravações.
C) Vazamento de dados
A organização pode sofrer vazamentos de dados pessoais dos trabalhadores, comprometendo a segurança e privacidade desses dados e gerando prejuízos financeiros e reputacionais para a organização. Daí a importância dos procedimentos e medidas de segurança adequados ao acesso e armazenamento das imagens gravadas.
D) Danos à imagem da organização
A divulgação inadequada das gravações pode gerar danos à imagem da organização, comprometendo sua reputação e credibilidade perante a comunidade e a sociedade em geral.
Caso a organização faça uso dos dados pessoais dos trabalhadores, não apenas para as finalidades determinadas, como por exemplo em alguma campanha de marketing, será necessário incluir essa finalidade na hipótese legal escolhida: no consentimento, nos procedimentos do legítimo interesse ou no contrato de trabalho.
E) Sanções administrativas
A organização pode ser multada ou penalizada por órgãos de proteção de dados, como a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), caso seja identificado o descumprimento da LGPD ou outras legislações aplicáveis.
Espera-se que em 2023 haja maior autonomia e fiscalização por parte da ANPD, tendo em vista o órgão ter passado ao Ministério da Justiça e Segurança Pública em 13/02/2023, além da publicação da Resolução CD/ANPD nº 4 em 27/02/2023 que aprova o regulamento de dosimetria e aplicação de sanções administrativas.
F) Ações judiciais
Os trabalhadores podem eventualmente ingressar com ações judiciais contra a organização, caso se sintam prejudicados ou tenham seus direitos violados em relação à proteção de seus dados pessoais.
Considerações finais
Para evitar ou minimizar os riscos descritos, é fundamental que a organização adote medidas efetivas que garantam a proteção dos dados pessoais dos trabalhadores, como uma política de privacidade e segurança da informação, realização de treinamentos e capacitações para os trabalhadores e adoção de tecnologias de proteção de dados.
A proteção de dados pessoais é algo crucial na sociedade contemporânea. Se você se preocupa com a segurança de dados pessoais e quer se manter em conformidade com a legislação atual, a melhor opção é buscar o apoio de especialistas. Nós podemos ajudá-lo(a) a entender melhor a LGPD e implementar medidas eficazes de proteção de dados na sua organização.
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